Новый онлайн сервис: Планирование дня

Буквально в прошлом посте я зацепил тему планирования времени. На новогодних каникулах я посмотрел несколько видео курсов от Евгения Попова. И один из них был по управлению времени — курс «Хозяин времени». Была в нем одна тонкость: для официальных покупателей курса был доступен онлайн-сервис по планированию дня. Остальные проходили мимо. А сегодня я наткнулся на похожий онлайн-сервис!

То ли автор этого сервиса тоже смотрел этот курс, то ли он разрабатывал этот сервис для Евгения Попова, но практически весь интерфейс и функционал выложен в свободный доступ. Дизайн не такой настраиваемый, не такой красивый, но точно так же функционален.

А натолкнула на этот сервис статься «Почему менеджеры задач не делают нас продуктивными» разработчика на подпроекте habrahabr — megamozg.ru.

В общем-то, в статье затронута очень интересная тема личной производительности через призму планирования дня. И я согласен, что не все дела должны быть выполнены, а только ценные. Вот только во всех книжках тема постановки задач и целей очень-очень расплывчатая. Впрочем, это отдельная тема для разговора.

Так же возможно кому-то статья покажется слегка сумбурной. Но мне кажется, что ноги растут тут из того, что человек посмотрел курс Попова и пытается пересказать его своими словами, а слов у него (или точнее, базовой теоретической подготовки) маловато. Все равно советую почитать статью, мысли в ней есть и глубокие.

Как именовать дела

Со своей колокольни могу подсказать еще одну важную методику: как правильно составлять дела.

В GTD Алена целям и задачам уделено очень мало времени из-за того, что каждый ставит их сам в зависимости от текущей потребности. А вся методика построена на составлении списка дел или элементарных действий. Элементарные действия — это действия, которые не требуют подготовки и раздумий. И они выполняются сразу. То есть это позвонить, почитать, поговорить, отдать, взять. Если нужно сделать какие-то подготовительные действия, то это уже проект.  Если он простой и требуются действия одно за другим, то это револьверный проект, а если есть ветвление дел, то это уже полноценный проект.

У Василия Кислого есть 2 статьи, которые можно легко найти в поисковике. Один, самый старый, но самый полезный есть в двух вариантах — матерном и скучном. Очень рекомендую найти и почитать. Второй труд — это статья «Верхом на корове», которая показывает его организацию управлением временем при помощи бесплатных онлайн-сервисов.

И Василий очень правильно учит в этих статьях правильно составлять дела. Если вкратце, то шаблон наименования дела такой:

Я заменил его «\\» на «-» потому что время изменились и PDA  с Outlook на Windows CE 6 канули в Лету.

Итак, расшифровка: сначала идет КОНТАКТ. То есть то лицо, к которому будет обращение, но делать будете все равно ВЫ. Затем идет ДЕЙСТВИЕ, которое будете делать с КОНТАКТОМ. Примеры:

Вася — позвонить и договориться о встречи

Я звоню Васе и договариваюсь о встречи

Петя — поручить отчет о продажах

Я поручаю Пете подготовить отчет о продажах.

Думаю, что этого достаточно. Теперь от этого простого уточнения понятно, как создавать элементарные действия.

Сервис планирования дня

Сам сервис находится по адресу mydayplanning.com. Там же есть короткое описание. Но ценное в нем то, что есть возможность не просто сделать один раз, а зарегистрироваться и сохранять задачи (читай «элементарные дела») для повторной вставки. И можно список дел переносить в Wudrelist и Todoist! И это как раз самая ценная вещь. Так же можно конвертировать список дел в формат CVS, экспортировать в Excel, экспортировать в EverNote.

Самая  главная идея — выбирать дела, которые нужно сделать, чтобы продвинуться к своей цели. Очень хорошо это рассказывает Евгений Попов в своем курсе. А когда вы поставили себе ЦЕЛИ, то держа их в голове, уже ориентируетесь в составлении списка дел.

Приведу пример, чтобы было понятно.

Главная цель — стать богатым. Но не просто абстрактно богатым, а через собственный бизнес (современная мечта идиота!). Поскольку свой бизнес в реале замутить очень сложно, то будет интернет-бизнес.

Разбивка дел по приоритетам

Для этого нужно продумать дорогу, по которой будем шагать. Допустим, интернет-бизнес будет по созданию сайтов, а значит это верстка, дизайн, программирование на php, javascript, создание контента, работа с CMS-системами, английский язык, SEO, маркетинг. Все эти темы требуют проработки и статья спецом во всех областях просто невозможно! Но основные знания можно и нужно получить.

Теперь делим дела на 4 части:

1. дела, которые нас двигают максимально быстро;
2. дела, которые нас двигают к цели;
3. дела, которые нас не двигают, но они нужны все равно;
4. дела, поглотители нашего времени и которые мешают двигаться к цели.

Из всего этого выбираются приоритеты дел на текущий момент. Допустим, что вы находитесь в самом начале этого пути. Значит нужно сначала узнать основы и выбрать максимально удобный и быстрый путь.

1. Изучать английский язык  — это важная часть обучения, ведь многие статьи только на английском, но на данном этапе не слишком важен, следовательно это группа дел 2.
2. Изучать верстку — штука важная, это группа 1. Для начала видео уроки, затем книжка.
3. Изучать php — на данном этапе скорее это группа 3.
4. Изучать javascript —это на данном этапе скорее группа 4. Без верстки толком ничего полезного не изучить, так что это будет пустая трата времени. Пока.
5. Изучать CMS — а вот это явно группа 1 на текущем моменте. И лучше видео уроки для быстрого вхождения в тему.

И так далее. Есть еще и дела, кроме изучения веб-дизайна: еда, спорт, встречи с друзьями, семья или девушка. Все эти дела относятся к категории 3 и категории 4. Без еды вы умрете, а без спорта будете болеть и будете дальше от своей цели.

Хм. Я забыл еще учебу в институте или работу. Это тоже важные вещи, которые могут вам помочь или не мешать достигать своей цели. И все это нужно увязать в распорядок дня.

Дела с привязкой ко времени

В книге Глеба Архангельского «Тайм драйв» все дела делятся на две большие части: на дела без жесткой привязки ко времени и на дела с жесткой привязкой ко времени.

Смотрите, если у вас лекция началась в 13.00 и закончится 14.20, то если вы не попадете в аудиторию в 13.00, то вы пропустите её, что аукнется на зачете или экзамене. Или если вы договорились о встречи в 15.00, то опоздав вы пропустите встречу. Это дела с жесткой привязкой по времени.

Минус таких дел в том, что если что-то пошло не так — новое дело, срочный звонок и т.д. — весь ваш график летит к чертям!

Противоположность таким задачам — это задачи, которые нужно сделать, но ко времени они не привязаны. К таким делам можно отнести почитать книгу, посмотреть фильм, сделать уроки. То есть вы должны сделать это в любой промежуток времени вашего плана без жесткой привязки. Хотите, сделаете уроки сейчас. Или через 2 часа, когда у вас будет время. Фильм можете посмотреть в 21.00 час или в 22.00, это не принципиально.

А вот сервис MyDayPlaning дает жесткую привязку дел ко времени.

Но если посмотреть на это чуть под другим углом, то это даже хорошо. Вы более тщательно планируете свой день и пользуетесь техникой помидоров — разбиваете дела на отрезки в 30 минут. 25 минут идут на дело, 5 минут на отдых и зазор. И устаете меньше, и в случае отвлечения у вас всегда есть зазор.

И еще нужно учесть момент: вы планируете на компьютере, а не на бумаге. То есть если что случится, то всегда можно подправить своё расписание.

Насколько вы продвинулись к цели

А самая фишка сервиса — это графическое представление, насколько вы продвинулись к целям. Именно в этом и заключается разбивка дел на приоритеты. И после планирования дня вы наглядно видите, куда вы движетесь и насколько продвинулись. Конечно, это больше метафора, но она очень мотивирует!

У Попова уходит, по его словам, на планирование 10 минут в день, которые экономят ему до одного часа времени. Может это и метафора, но в любом случае лучше день запланировать, чем плыть по течению.

Заключение

Отлично, что появился новый интересный сервис для организации дел. Попробуйте его утром в планировании на день хотя бы 1 неделю и сравните результаты. Я уверен, что ваша производительность улучшится.